Từ đăng ký trước đến check-in tại cửa, chỉ một link

Tôi có phải đăng ký thêm nền tảng sự kiện nào không?

Không. Tạo thiệp mời là đã có sẵn form đăng ký và tính năng check-in. Đây không phải hệ thống bán vé nên không thu phí trên mỗi lượt đăng ký. Khách cũng không cần lập tài khoản, chỉ cần đăng ký ngay từ link thiệp mời.

Tôi muốn dành ưu đãi riêng cho người đăng ký trước, có được không?

Được. Người đăng ký trước và khách đến không đăng ký được tách riêng trong danh sách, nên khi quét nhân viên biết ngay khách thuộc nhóm nào. Người đăng ký trước check-in bằng QR riêng, khách còn lại ghi nhận là đăng ký tại chỗ. Ưu đãi là gì và trao thế nào do ban tổ chức tự quyết định. Snap Post không phát hành phiếu giảm giá hay trao ưu đãi thay bạn.

Nhân viên có cần máy chuyên dụng hay ứng dụng riêng không?

Không. Mỗi nhân viên mở link trên trình duyệt điện thoại là màn hình quét hiện ra. Không cài đặt, không đăng nhập. Tuy nhiên camera chỉ hoạt động trên kết nối bảo mật nên hãy dùng nguyên link được cấp. Màn hình quét chỉ dùng để đọc mã QR, không lưu hay gửi đi dưới dạng ảnh hoặc video.

Sự kiện có nhiều cửa, chia nhân viên ra được không?

Được. Bạn tạo bao nhiêu link tùy nhu cầu. Mỗi link ghi riêng số lượt đã xử lý và thời điểm dùng gần nhất, mỗi lượt check-in đều lưu ai đã xử lý, và bạn có thể vô hiệu hóa riêng link của một người mà không ảnh hưởng các link khác.

Khách đến mà không mang theo QR thì sao?

Dùng tab tìm theo tên trong màn hình quét để tìm bằng tên hoặc số điện thoại rồi check-in. Khách có trong danh sách đăng ký vẫn tìm được dù không mang QR. Khách chưa từng đăng ký thì không có trong danh sách, nên hãy quyết định trước cách xử lý: cho khách điền biểu mẫu đăng ký ngay tại quầy, hoặc ghi nhận riêng.

Mạng ở địa điểm tổ chức không ổn định thì có sao không?

Check-in cần đối chiếu dữ liệu trên máy chủ nên không hoạt động khi mất kết nối. Nếu mạng đứt, màn hình hiện thông báo ngoại tuyến và khách quét trong lúc đó chưa được ghi nhận. Khi có mạng trở lại, hãy quét lại cho những khách đó.

Tổ chức ở tầng hầm hoặc trung tâm hội nghị sóng yếu thì chuẩn bị thế nào?

Khu triển lãm dưới tầng hầm, trung tâm hội nghị lớn hay địa điểm vùng núi thường sóng yếu, chưa kể khách đến cùng lúc khiến trạm phát bị quá tải. Hãy chuẩn bị bốn việc sau.

Thứ nhất, chuẩn bị wifi riêng đi bằng dây thay vì phụ thuộc vào dữ liệu di động. Nếu tách khỏi wifi công cộng dành cho khách thì càng an toàn.

Thứ hai, dùng từ hai thiết bị trở lên và chia đường truyền khác nhau. Một đường mất kết nối thì bàn tiếp tân vẫn chạy.

Thứ ba, xuất danh sách khách ra Excel trước sự kiện rồi in ra hoặc lưu vào thiết bị. Với QR riêng, mã 8 ký tự được xuất kèm nên trong lúc mất mạng bạn đánh dấu trên danh sách giấy, khi khôi phục thì check-in thủ công trên bảng điều khiển.

Thứ tư, thử nghiệm ngay tại vị trí đặt bàn tiếp tân trước giờ mở cửa. Kết nối ổn ở sảnh vẫn có thể mất khi vào sâu trong hội trường.

Nếu sự cố mạng làm không check-in được thì có được bồi thường không?

Không. Việc chuẩn bị và vận hành mạng tại địa điểm là trách nhiệm của ban tổ chức. Snap Post không chịu trách nhiệm cho việc check-in bị chậm hoặc bỏ sót do sự cố kết nối, cũng như thiệt hại phát sinh từ đó (Điều khoản sử dụng, Điều 11 khoản 5). Chất lượng đường truyền tại địa điểm nằm ngoài khả năng kiểm soát của chúng tôi, vì vậy hãy chuẩn bị sẵn các phương án nêu trên.

Nhân viên có xem được toàn bộ nội dung khách đã đăng ký không?

Ban tổ chức quyết định. Bạn có thể tắt riêng phần hiển thị liên hệ và phần hiển thị nội dung đăng ký; tắt cả hai thì khi quét chỉ hiện tên. Nếu cần phân biệt khách trùng tên, hãy bật hiển thị liên hệ.

Mỗi lần quét có phải giữ khách đứng đợi không?

Mặc định là quét xong hiện tên, nhân viên chạm nút để xác nhận. Khi khách dồn đông, chuyển sang chế độ xử lý ngay: quét là check-in luôn và tự quay về chờ lượt quét kế tiếp. Bạn cũng có thể khóa chế độ để nhân viên không đổi được tại chỗ.

Dùng miễn phí được không?

Khi bạn phát hành thiệp mời thì bản thân tính năng check-in dùng miễn phí. Tuy nhiên thiệp mời tạo miễn phí bị giới hạn thời gian công khai, lượt xem và số lượt đăng ký, nên để chạy sự kiện thật thường cần phát hành trả phí. Giá không tăng theo số lượng khách tham dự.

Nếu trong ngày diễn ra sự cố khiến bàn tiếp tân dừng lại thì sao?

Check-in cần kết nối internet và liên lạc với máy chủ, nên chúng tôi không cam kết hoàn toàn không xảy ra lỗi hay sự cố. Bàn tiếp tân dừng sẽ ảnh hưởng lớn đến sự kiện, vì vậy hãy xuất danh sách khách ra Excel trước và in ra hoặc lưu vào thiết bị. Với QR riêng, mã 8 ký tự được xuất kèm nên trong lúc gặp sự cố bạn đánh dấu trên danh sách giấy, xử lý xong thì check-in thủ công trên bảng điều khiển. Chuẩn bị sẵn phương án đối chiếu thủ công là cách phòng ngừa chắc chắn nhất.

Nhân viên mở liên kết rồi bắt đầu từ đâu?

Liên kết mở ra ở tab quét. Nhấn bật máy ảnh, cho phép quyền mà trình duyệt hỏi là bàn tiếp đón đã sẵn sàng.

Đưa mã QR của khách vào khung hình sẽ hiện tên, nhấn nút check-in là xong. Khi khách dồn đông, hãy đổi chế độ quét sang xử lý tức thì: khách được check-in ngay lúc đọc mã và màn hình tự quay lại chờ lượt quét kế tiếp.

Quét lại cùng một mã sẽ hiện màn hình vàng kèm thời điểm đã check-in trước đó. Phía dưới màn hình giữ danh sách những người vừa xử lý, cùng số lượt check-in hoàn tất và số lần trùng, nên nhân viên biết ngay đã đón bao nhiêu khách. Có thể tắt âm thanh ở những nơi cần yên tĩnh.

Nếu máy ảnh không bật lên thì sao?

Bàn tiếp đón vẫn hoạt động. Ngay dưới khung quét có ô nhập mã thủ công: gõ 8 ký tự mà khách đưa ra rồi xác nhận.

Máy ảnh thường không bật được vì một trong ba lý do. Nếu đã từ chối quyền, hãy cho phép máy ảnh ở biểu tượng ổ khóa cạnh thanh địa chỉ rồi tải lại trang. Nếu địa chỉ không phải kết nối bảo mật, trình duyệt sẽ chặn máy ảnh, nên phải dùng đúng liên kết đã được cấp. Trình duyệt quá cũ thì không hỗ trợ máy ảnh.

Trong mọi trường hợp, nhập mã thủ công vẫn dùng được.

Check-in nhầm thì hoàn tác được không?

Được. Màn hình kết quả có nút hoàn tác ngay sau khi check-in. Nếu máy quét đã chuyển sang lượt khác, người tổ chức có thể hoàn tác từ danh sách trên bảng điều khiển, và cũng xóa được khách bị thêm nhầm tại chỗ.

Khách quên mang QR thì tìm ở tab tìm theo tên bằng họ tên hoặc số liên hệ. Nhấn vào tên còn xem được nội dung khách đã đăng ký, chẳng hạn đơn vị công tác, nhưng người tổ chức có thể tắt hiển thị này.

Một người đăng ký cho nhiều người thì mã QR ra sao?

QR cá nhân cấp một mã cho mỗi lượt đăng ký. Nếu người đại diện ghi số người đi cùng, chỉ một mã QR được phát và mã đó check-in cả nhóm cùng lúc. Số người được tính theo giá trị đã ghi trong biểu mẫu.

Máy quét không hỏi lại số người. Đăng ký 3 người mà chỉ 2 người đến thì danh sách vẫn ghi 3. Hãy tính đến điều này nếu bạn đặt suất ăn theo số người.

Nếu cần xác nhận số người thực tế trong ngày, bạn có hai cách. Với QR chung ở bàn tiếp đón, khách tự check-in và nhập số người đi cùng ngay tại đó nên số liệu được chốt tại cửa. Hoặc để từng người đăng ký riêng: mỗi người nhận mã QR của mình và chỉ ai đến mới được check-in.