Tính năng này làm gì
Google Calendar: mở tab mới và lưu ngay
Khi chọn Google Calendar, một trang đăng ký đã điền sẵn tiêu đề, ngày giờ, địa điểm và mô tả sẽ mở trong tab mới. Chỉ cần nhấn lưu, không phải nhập gì thêm.
Apple · Outlook: file lịch chuẩn
Khi chọn Apple Calendar, một file lịch định dạng chuẩn (.ics) sẽ được tải về. Trên iPhone hoặc Mac, mở file là ứng dụng Lịch khởi động ngay, và cùng file đó cũng mở được trong Outlook.
Lưu kèm cả ngày giờ, địa điểm và liên kết
Tiêu đề, giờ bắt đầu và kết thúc, địa điểm cùng liên kết quay lại thiệp mời đều đi kèm trong lịch. Đến ngày diễn ra, chỉ cần mở lịch là biết đi đâu hoặc vào đâu.
Ghi rõ mốc giờ theo múi giờ bạn chọn
Bên cạnh ngày giờ trên thiệp mời có một nhãn ghi múi giờ diễn ra sự kiện (ví dụ: GMT+9 · Seoul, GMT-4 · New York). Chỉ ghi "14:00" thì khách nước ngoài không biết là giờ nước nào, nhưng có thêm độ lệch GMT và tên thành phố thì mốc giờ trở nên rõ ràng. Có thể bật tắt trong phần cài đặt.
Tính sẵn cả giờ mùa hè
New York là GMT-4 vào mùa hè và GMT-5 vào mùa đông. Độ lệch được tính theo ngày diễn ra sự kiện nên rơi vào giai đoạn nào sẽ hiện đúng giá trị đó. Người tổ chức không phải tự tính hay sửa lại theo từng mùa.
27 múi giờ, từ Seoul đến New York
Chọn trong 27 múi giờ theo tên thành phố, trải từ châu Á - Thái Bình Dương đến châu Âu và châu Mỹ. Những múi hay dùng như Seoul, Tokyo, Singapore, London, New York và Los Angeles được gom sẵn ở đầu danh sách, và cũng hỗ trợ mốc UTC.
Webinar còn hiển thị giờ địa phương
Với webinar đã nhập giờ bắt đầu, người tham dự từ múi giờ khác sẽ thấy thêm một dòng ghi giờ tại nơi họ đang ở. Nếu cùng múi giờ thì dòng này không hiện vì sẽ bị trùng.
Không cần cài app hay đăng nhập
Người tham dự chỉ mở liên kết thiệp mời và nhấn nút. Không yêu cầu đăng ký tài khoản hay cài ứng dụng nên không ai bỏ dở giữa chừng.
Hiệu quả rõ nhất trong các trường hợp này
Giảm vắng mặt do nhầm múi giờ
- Với webinar, người tham dự ở nước ngoài tự động thấy giờ bắt đầu theo nơi họ đang ở
- Lịch đã lưu sẽ báo nhắc trước khi phiên bắt đầu nên không bỏ lỡ
- Mời thêm vào lịch ngay sau khi đăng ký giúp giảm rơi rớt giữa đăng ký và tham dự
- Đưa liên kết tham gia vào phần mô tả lịch để dễ tìm khi bắt đầu
Giữ sự kiện đã đăng ký từ nhiều tuần trước trong tâm trí
- Khoảng cách từ lúc đăng ký đến ngày diễn ra càng xa thì lịch càng quyết định tỷ lệ tham dự
- Địa điểm được lưu kèm nên ngày diễn ra có thể chỉ đường ngay
- Liên kết thiệp mời nằm trong phần mô tả để xem lại chương trình bất cứ lúc nào
- Dùng cùng check-in QR để nối liền từ đăng ký đến lúc vào cửa
Một thiệp mời cho người tham dự ở nhiều quốc gia
- Dù dùng lịch nào, Google, Apple hay Outlook đều lưu được từ cùng một nút
- Thiệp mời có sẵn 5 ngôn ngữ nên không cần soạn email thông báo riêng
- Lịch đã lưu có thể chia sẻ tiếp cho đồng nghiệp của người tham dự
- Khi đổi lịch trình chỉ cần sửa thiệp mời, liên kết vẫn giữ nguyên
Không để ai quên suất đã đặt
- Giờ của suất đã đặt được lưu chính xác vào lịch, tránh nhầm suất
- Thông báo trước giờ diễn giúp nhớ lại ngay trước khi đi
- Địa điểm và lưu ý đi kèm trong phần mô tả của lịch
- Sự kiện kéo dài nhiều ngày cũng ghi chính xác giờ bắt đầu và kết thúc
Cách thiết lập
Nhập ngày và giờ bắt đầu
Mở phần ngày giờ trong trình chỉnh sửa và nhập ngày diễn ra cùng giờ bắt đầu. Giá trị nhập ở đây chính là lịch sẽ được lưu, nên ghi đúng giờ bắt đầu là điều quan trọng.
Chỉ định múi giờ của sự kiện
Ở phần chọn múi giờ, chọn khu vực nơi sự kiện diễn ra. Sự kiện tổ chức ở Seoul thì chọn Seoul. Người tham dự lưu từ nước nào thì lịch cũng vào đúng giờ, và với webinar thì giá trị này còn là mốc chuẩn để tính giờ địa phương của họ.
Bật nút thêm vào lịch
Bật nút thêm vào lịch trong phần cài đặt của mục ngày giờ, nút sẽ xuất hiện trên thiệp mời. Khi người tham dự nhấn vào, một danh sách hiện ra để chọn Google Calendar hoặc Apple Calendar.
Kiểm tra bằng bản xem trước rồi chia sẻ
Tự nhấn nút trong bản xem trước để kiểm tra lịch có được điền đúng không. Xem tiêu đề và địa điểm đã đúng như ý chưa, nếu ổn thì chia sẻ liên kết thiệp mời.
Câu hỏi thường gặp
Người tham dự có phải cài ứng dụng không?
Không. Họ chỉ mở liên kết thiệp mời và nhấn nút. Google Calendar mở trong tab mới, còn Apple Calendar nhận file lịch tải về và mở bằng ứng dụng lịch mặc định.
Tùy chọn Apple Calendar hoạt động thế nào?
Đây là cách tải về file lịch định dạng chuẩn (.ics). Mở file này trên iPhone hoặc Mac thì ứng dụng Lịch tự khởi động và hiện màn hình thêm sự kiện. Cùng file đó cũng mở được trong Outlook.
Vì sao cần ghi độ lệch GMT?
Nếu chỉ ghi "14:00", khách ở nước ngoài không biết đó là giờ bên bạn hay giờ bên họ. Hiển thị múi giờ bạn đã chọn, ví dụ "GMT+9 · Seoul", thì mốc giờ rõ ràng và không còn hiểu nhầm. Nếu khách đều ở cùng khu vực, bạn có thể tắt trong phần cài đặt.
Giờ mùa hè được xử lý thế nào?
Độ lệch được tính theo ngày diễn ra sự kiện. Ví dụ New York là GMT-4 vào mùa hè và GMT-5 vào mùa đông, ngày của bạn rơi vào giai đoạn nào thì tự động hiện đúng giá trị đó. Không phải chỉnh lại hai lần mỗi năm.
Giờ địa phương của người tham dự hiện ở sự kiện nào?
Hiện tại là webinar đã nhập giờ bắt đầu. Thiệp mời kiểm tra múi giờ trên thiết bị của người xem và chỉ thêm một dòng ghi giờ địa phương khi khác với múi giờ sự kiện. Nếu trùng nhau thì bỏ qua thay vì hiện cùng một giờ hai lần. Sự kiện offline mặc định là đến tận nơi nên không hiển thị dòng này.
Có khách nước ngoài thì cần thiết lập gì?
Hãy chỉ định chính xác múi giờ của sự kiện. Việc lưu vào lịch được tính theo múi giờ đó bất kể danh mục nào, nên khách ở nước ngoài lưu lại vẫn vào đúng giờ trong lịch của họ. Còn hiển thị giờ địa phương ngay trên thiệp mời thì hỗ trợ với webinar.
Đổi lịch trình thì lịch đã lưu có tự cập nhật không?
Không. Lịch mà người tham dự đã lưu là bản sao trong lịch riêng của họ nên không tự thay đổi. Nếu đổi ngày hoặc giờ, hãy thông báo riêng và đề nghị họ thêm lại.
Lịch lưu lại những nội dung gì?
Tiêu đề sự kiện, giờ bắt đầu và kết thúc, địa điểm cùng phần mô tả có chứa liên kết thiệp mời. Đến ngày diễn ra, người tham dự xem ngay được địa điểm và liên kết từ lịch.
Tính năng này có miễn phí không?
Có, nút thêm vào lịch dùng miễn phí. Các giới hạn theo gói như số lượt xem thiệp mời vẫn được áp dụng như bình thường.
Tính năng liên quan
Tạo thiệp mời mà người tham dự không quên
Bắt đầu miễn phí, nâng cấp khi sự kiện lớn hơn.
Bắt đầu miễn phí