Quản lý khách mời sự kiện: từ thiệp mời đến check-in trên cùng một link

Quản lý khách mời sự kiện là chuỗi việc nối liền nhau: gửi thiệp mời, thu xác nhận tham dự, rồi đón khách tại cửa. Nếu thiệp mời là nơi thu RSVP thì chính danh sách đó dùng luôn để check-in. Mỗi người đăng ký nhận một mã QR riêng, đến ngày nhân viên mở link trên điện thoại và quét, không cần mua thêm phần mềm check-in hay thuê máy in thẻ tên.

Ở Việt Nam hai việc này thường được mua riêng. Công cụ làm thiệp mời lo phần thiết kế và RSVP, còn phần mềm check-in lo phần quét mã tại cửa. Kết quả là bạn xuất danh sách từ bên này rồi nhập sang bên kia, và mỗi lần khách sửa thông tin thì phải sửa ở hai nơi.

Khi thiệp mời và màn hình quét cùng đọc một danh sách, bước chuyển dữ liệu đó biến mất. Khách đăng ký là mã được cấp ngay, màn hình quét đã biết người đó. Khách sửa nội dung đăng ký sau này thì mã đã lưu vẫn dùng được.

Ai được cấp mã QR riêng

Cần nói rõ trước một điểm. Mã và QR chỉ được cấp cho người đã gửi biểu mẫu đăng ký. Nghĩa là cách này dùng để đưa khách đã đăng ký qua cửa thật nhanh, còn khách đến mà chưa đăng ký thì phải quyết định cách tiếp nhận riêng (phần sau sẽ nói kỹ).

Khách đã đăng ký được xử lý theo hai hướng tại cửa.

• Khách có mang mã QR: quét là qua
• Khách không mang theo: đã có trong danh sách nên tìm theo tên để xử lý

Nhân viên chỉ cần nhìn màu trên màn hình. Quét ra màu xanh dương là đã xác nhận có đăng ký, chuyển sang xanh lá là check-in xong. Người đã xử lý rồi thì hiện màu vàng kèm ba nhịp rung ngắn và giờ check-in lần đầu. Mã không có trong danh sách hiện màu đỏ.

Còn ưu đãi thế nào là do bên tổ chức quyết định. Phần chúng tôi làm là cho biết trong khoảng một giây rằng người này có đăng ký trước hay không. Quà tặng, lối vào ưu tiên hay hướng dẫn riêng thì tùy kịch bản của bạn.

Chuẩn bị gồm năm bước

1. Mở phần đăng ký tham dự (RSVP) trong màn hình chỉnh sửa.

2. Chọn mẫu biểu cấp QR riêng. Dễ nhầm với mẫu "sự kiện cá nhân" có tên gần giống, nhưng mẫu đó chạy bằng QR dùng chung đặt ở bàn tiếp đón. Muốn cấp QR cho từng khách thì bắt buộc chọn mẫu cấp QR riêng.

Một điểm nên biết trước: khi chọn mẫu, các trường trong biểu mẫu bạn đã dựng sẽ bị thay bằng nội dung của mẫu. Nếu đã mất công tùy chỉnh, hãy ghi lại các trường rồi mới đổi, sau đó sửa nhãn và lựa chọn cho khớp với sự kiện.

3. Lưu rồi phát hành thiệp mời. Lưu thì cách thức mới thực sự đổi, phát hành thì khách mới đăng ký được.

4. Vào bảng điều khiển, mục check-in để tạo link cho nhân viên. Nếu có nhiều cửa thì đặt tên theo vị trí như "Cửa A", "Phòng hội thảo tầng 2". Sau đó bạn phân biệt được ai xử lý ở đâu bao nhiêu lượt, và trong hồ sơ khách đã check-in cũng lưu nhân viên nào đã xử lý.

5. Chọn chế độ quét. Có hai chế độ.

• Xác nhận rồi xử lý (mặc định): quét xong hiện tên trước, bấm nút mới check-in. Hợp khi cần kiểm tra trùng tên hoặc lượng khách vào thong thả
• Xử lý ngay: quét là check-in luôn rồi quay lại chờ quét tiếp. Lợi thế vào sát giờ khai mạc khi khách dồn đông

Bật khóa chế độ thì nhân viên không đổi được chế độ tại chỗ. Dùng khi muốn thống nhất cách vận hành.

Khách mời chỉ cần đăng ký

Đúng vậy. Khách điền và gửi biểu mẫu trên thiệp mời thì màn hình hoàn tất hiện ngay mã 8 ký tự kèm QR. Bấm lưu thành ảnh để cất vào điện thoại, đến ngày đưa ra ở cửa là xong.

Mỗi lượt đăng ký được cấp một mã, và khách sửa nội dung đăng ký sau này thì mã nhận lần đầu vẫn giữ nguyên. Tức là ảnh QR đã lưu vẫn dùng tiếp được.

Mã không dùng những ký tự dễ nhìn nhầm. Không dùng số 0 với chữ O, số 1 với chữ I. Để khi không quét được, nhân viên gõ tay cũng không đọc sai. Lúc gõ tay thì không phân biệt hoa thường, có thêm khoảng trắng hay gạch ngang vẫn nhận.

Nhân viên cần gì trong ngày diễn ra

Chỉ cần mở link được gửi trên điện thoại và cho phép dùng camera là quét được ngay. Không cần đăng nhập. Không phải tạo tài khoản, mời vào rồi cấp quyền, nên giao thẳng link cho nhân viên thời vụ làm trong ngày cũng được.

Khách không mang mã thì dùng tab tìm theo tên để tra theo tên hoặc số điện thoại. Trường hợp quên điện thoại, hết pin, hoặc đã đăng ký trước khi chuyển sang cách cấp QR riêng nên chưa có mã đều thuộc nhóm này. Tất cả đều đã có trong danh sách nên tìm là ra.

Thông tin nhân viên nhìn thấy có thể giới hạn. Tắt hiển thị liên hệ thì chỉ còn tên, bật hiển thị nội dung đăng ký thì nhân viên bấm vào tên để xem đơn vị, chức danh, phiên đã chọn. Sự kiện cần hướng dẫn khác nhau tùy lựa chọn lúc đăng ký thì nên bật. Tên luôn hiển thị vì cần cho việc check-in.

Cách tiếp nhận khách chưa đăng ký trước

Đây là việc cần quyết định đầu tiên khi dùng QR riêng. Màn hình quét là công cụ tra danh sách đăng ký, nên người không có trong danh sách thì tìm theo tên cũng không ra. Đến cửa mới gặp tình huống này là hàng dừng ngay tại đó.

Có hai lựa chọn thực tế.

1. Cho khách điền biểu mẫu đăng ký ngay tại bàn tiếp đón.

Mở sẵn link thiệp mời trên máy tính bảng hoặc điện thoại dự phòng để khách tự nhập. Gửi xong là vào danh sách nên tìm theo tên ra ngay, số lượng người và nội dung trả lời cũng lưu cùng định dạng với khách đăng ký trước. Lợi thế là sau sự kiện chỉ cần tổng hợp ở một chỗ. Nhập liệu mất thời gian nên tách bàn này khỏi hàng của khách đã đăng ký.

2. Ghi nhận riêng và quản lý thủ công.

Nhận bằng danh sách giấy hoặc bảng tính. Cửa thông thoáng nhanh nhất nhưng không vào bảng điều khiển, nên sau sự kiện bên tổ chức tự cộng lại. Hợp khi dự kiến ít khách vãng lai hoặc ưu tiên tốc độ vào cửa hơn cả.

Chọn cách nào cũng được, nhưng phải quyết định trước và phổ biến cho nhân viên. Chuẩn bị sẵn một dòng hướng dẫn và bố trí lối đi cho bàn tiếp đón thì ngày diễn ra không lúng túng.

Biết trước để đỡ bị hỏi

Mã QR riêng đưa vào camera mặc định của điện thoại thì không mở ra gì cả. Đây là chủ đích chứ không phải lỗi. Trong mã chứa ký tự chứ không phải địa chỉ web.

Nếu đặt địa chỉ vào đó, khách có thể tự mở trên điện thoại mình và tự check-in, thành ra người không qua bàn tiếp đón vẫn được ghi nhận vào. Như vậy là mất luôn lý do dùng QR riêng, nên mã chỉ nhận qua màn hình quét của nhân viên.

Thêm câu này vào phần hướng dẫn khách thì thấy rõ là ít bị hỏi hẳn.

Mã QR được nhân viên quét tại bàn tiếp đón. Bạn tự đưa camera vào sẽ không hiện gì, nên hãy lưu ảnh lại và đưa ra khi đến nơi.

Ai biết link nhân viên đều mở được mà không cần đăng nhập. Vì để dùng được ngay không cần tài khoản nên không yêu cầu đăng nhập. Chỉ gửi link cho nhân viên, đừng đăng ở nơi công khai. Sự kiện kết thúc hoặc đổi người phụ trách thì vô hiệu hóa link đó. Vô hiệu hóa xong thì màn hình đang mở cũng ngưng dùng được ngay, còn các lượt đã xử lý vẫn lưu nguyên.

Bảng điều khiển không tự cập nhật. Muốn xem nhân viên khác đã xử lý gì thì phải tải lại trang.

Bắt buộc phải có kết nối internet. Hội trường dưới tầng hầm hay trung tâm hội nghị lớn rất hay bị nghẽn sóng đúng lúc khách dồn về. Hãy chuẩn bị đường truyền có dây cho khu vực tiếp đón và tách khỏi Wi-Fi công cộng phát cho khách. Nên có từ hai máy trở lên, một máy nối Wi-Fi và một máy dùng mạng di động, để một bên mất kết nối thì việc tiếp đón không dừng hẳn.

Nên xuất danh sách ra Excel trước. Với cách cấp QR riêng, mã 8 ký tự được xuất ra thành một cột riêng. Lúc mất mạng thì đánh dấu trên danh sách giấy, khi có mạng lại thì vào bảng điều khiển check-in thủ công.

Việc chuẩn bị và vận hành mạng tại địa điểm thuộc trách nhiệm của bên tổ chức, chúng tôi không chịu trách nhiệm về việc check-in bị chậm hoặc sót do sự cố đường truyền. Tình trạng đường truyền tại địa điểm nằm ngoài khả năng kiểm soát của chúng tôi nên hãy chuẩn bị sẵn như trên.

Thử trước một lần vào hôm trước là chắc nhất

Tự gửi biểu mẫu đăng ký bằng điện thoại của mình để nhận mã QR, rồi mở link nhân viên trên máy khác và thử quét. Bạn sẽ phát hiện sớm các vấn đề về quyền camera, ánh sáng và khoảng cách. Lượt đăng ký tạo ra để thử thì xóa trong bảng điều khiển.

Nếu được thì thử ngay tại chỗ sẽ đặt bàn tiếp đón. Sóng bắt tốt ở sảnh nhưng vào sâu trong hội trường hoặc xuống tầng hầm lại mất là chuyện thường gặp.

Câu hỏi thường gặp

Khác gì so với mua riêng phần mềm check-in?

Phần mềm check-in chuyên dụng làm tốt việc quét, nhưng đều bắt đầu từ danh sách khách mà bạn mang sang. Nghĩa là xuất ra, nhập vào, rồi giữ cho hai bản khớp nhau. Ở đây thiệp mời thu RSVP và màn hình quét tại cửa đọc chung một dữ liệu nên không có bước sao chép. Nếu bạn bán vé, cần in thẻ tên tại chỗ hoặc đón hàng nghìn khách thì nền tảng chuyên dụng vẫn hợp hơn.

Có cần máy in thẻ tên hay kiosk không?

Không cần. Nhân viên quét bằng trình duyệt trên điện thoại của họ. Không phải cài ứng dụng, không phải thuê đầu đọc hay kiosk. Tuy nhiên nếu phải in thẻ tên ngay tại chỗ, hoặc khách tham quan lên tới hàng trăm người dồn cùng lúc, thì dịch vụ tiếp đón chuyên nghiệp có kèm thiết bị và nhân sự vận hành sẽ hợp hơn. Cách này hợp với hội thảo, khai trương, triển lãm quy mô vài chục đến trăm khách.

Nhân viên có thêm được khách chưa đăng ký từ màn hình quét không?

Không thêm được. Màn hình quét là công cụ tra danh sách đăng ký nên người không có trong danh sách cũng không hiện ra khi tìm theo tên. Cho khách điền biểu mẫu ngay tại bàn tiếp đón thì vào danh sách và tìm được, còn nếu khó thì phải ghi nhận riêng và quản lý thủ công. Nên quyết định trước khi sự kiện diễn ra.

Nhân viên có phải tạo tài khoản không?

Không. Chỉ cần mở link được gửi. Vì không có bước đăng nhập nên giao cho nhân viên thời vụ trong ngày cũng được ngay.

Có giới hạn số lượt xử lý không?

Không. Nhiều nhân viên xử lý liên tục hàng trăm khách vẫn không bị chặn. Chỉ có điều nếu từ cùng một đường truyền mà trong 5 phút có 60 lần vào link sai hoặc mã không tồn tại thì bị chặn tạm thời. Đây là để ngăn việc dùng link bị lộ rồi dò mã ngẫu nhiên, quét bình thường không dính.

Đang chuẩn bị bằng QR dùng chung rồi thì có phải đổi không?

Không cần đổi. Mặc định là QR dùng chung ở bàn tiếp đón nên không chỉnh gì thì vẫn chạy y như cũ. QR riêng chỉ áp dụng khi bạn tự bật. Có điều nếu đổi từ QR chung sang QR riêng thì khách đã đăng ký trước lúc đổi sẽ không có mã, phải xử lý bằng cách tìm theo tên.

Camera không bật lên thì làm sao?

Camera chỉ hoạt động trên kết nối bảo mật nên hãy dùng nguyên link được cấp, đừng sửa địa chỉ. Nếu đã lỡ từ chối quyền thì bấm biểu tượng ổ khóa bên trái thanh địa chỉ để cho phép camera rồi tải lại. Vẫn không được thì dùng nhập mã trực tiếp ở cuối màn hình quét, gõ 8 ký tự là xử lý được.

Màn hình quét có chụp hình khách không?

Không. Camera chỉ dùng để đọc mã, không lưu hay gửi đi dưới dạng ảnh hoặc video. Khách nào e ngại việc bị chụp thì cứ nói rõ như vậy.

Sự kiện tổ chức ở nước ngoài thì giờ giấc dễ nhầm.

Giờ check-in được ghi theo múi giờ của sự kiện chứ không theo vị trí người đang xem. Đi công tác mở bảng điều khiển từ nước khác thì giờ trong danh sách vẫn nguyên. Nếu múi giờ sự kiện khác với mặc định của ngôn ngữ thiệp mời thì trong danh sách và tiêu đề cột file Excel sẽ ghi kèm tên thành phố và chênh lệch giờ.

Tóm lại

Danh sách thu được từ đăng ký chỉ có giá trị khi nối được tới cửa vào ngày diễn ra. Cách cấp QR riêng giúp xác nhận danh sách đó trong khoảng một giây tại cửa, chạy bằng một link mà không cần thiết bị, ứng dụng hay tài khoản. Chỉ cần quyết định trước cách tiếp nhận khách chưa đăng ký là ngày diễn ra không bị đứt đoạn.

Hãy tạo thiệp mời cho hội thảo, khai trương hoặc triển lãm và nối liền từ đăng ký tham dự tới check-in tại cửa.