사전등록부터 당일 입장 확인까지 초대장 하나로

행사 플랫폼에 따로 가입해야 하나요?

아니요. 초대장을 만들면 신청 폼과 체크인이 함께 들어 있습니다. 참가비를 받는 구조가 아니라 신청 건당 수수료도 없습니다. 참가자도 별도 가입 없이 초대장 링크에서 바로 신청합니다.

스태프용 단말기나 앱을 준비해야 하나요?

아니요. 스태프 각자의 스마트폰 브라우저에서 링크를 열면 스캐너가 뜹니다. 앱을 설치하거나 로그인할 필요가 없습니다. 다만 카메라는 보안 연결에서만 켜지므로 발급받은 링크를 그대로 써야 하고, 스캔 화면은 QR을 읽는 데만 쓰여 사진이나 영상으로 저장되지 않습니다.

입구가 여러 곳인데 스태프를 나눠 배치할 수 있나요?

네. 필요한 만큼 링크를 발급할 수 있고 스태프마다 처리 건수와 마지막 사용 시각이 따로 남습니다. 체크인된 참가자에게 누가 처리했는지도 기록되고, 특정 스태프의 링크만 골라 비활성화할 수 있습니다.

QR을 못 챙겨 온 참가자는 어떻게 하나요?

스캐너의 이름 검색 탭에서 이름이나 연락처로 찾아 체크인하면 됩니다. 신청 명단에 있는 분이라면 QR이 없어도 검색됩니다. 다만 사전 신청을 안 하고 현장에 온 분은 명단에 없어 검색되지 않으니, 접수대에서 신청 폼을 작성하게 하거나 따로 관리하는 방법을 미리 정해 두세요.

행사장 인터넷이 불안한데 괜찮을까요?

체크인은 참가자 정보를 서버에서 확인하는 방식이라 인터넷 연결이 필요합니다. 연결이 끊기면 처리되지 않고 화면에 오프라인 안내가 뜨며, 그때 스캔한 참가자는 명단에 반영되지 않습니다. 연결이 돌아오면 다시 스캔하면 됩니다.

지하나 컨벤션홀처럼 데이터가 안 터지는 곳은 어떻게 하나요?

지하 전시장, 대형 컨벤션홀, 산간 지역 행사장은 이동통신이 약하거나 참가자가 몰리면서 기지국이 포화되는 일이 잦습니다. 다음을 미리 준비하세요.

첫째, 셀룰러 데이터에 의존하지 말고 행사장에 유선으로 들어오는 전용 와이파이를 확보하세요. 참가자용 공용 와이파이와 분리된 회선이면 더 안전합니다.

둘째, 스태프 기기를 2대 이상 두고 회선을 나누세요. 한 대는 와이파이, 한 대는 셀룰러로 두면 한쪽이 끊겨도 접수가 멈추지 않습니다.

셋째, 행사 전에 참가자 명단을 엑셀로 내려받아 인쇄하거나 기기에 저장해 두세요. 개인 QR 방식이면 8자리 코드가 열로 함께 나오므로, 통신이 끊긴 동안에는 종이 명단에 표시해 두었다가 복구 후 대시보드에서 수동으로 체크인하면 됩니다.

넷째, 행사 시작 전에 실제 접수 위치에서 스캐너를 열어 한 번 시험해 보세요. 로비에서는 되던 연결이 홀 안쪽에서 끊기는 경우가 있습니다.

통신 장애로 체크인이 안 되면 보상을 받을 수 있나요?

아니요. 행사 현장의 네트워크 준비와 운영은 주최자 책임이며, 통신 장애로 인한 체크인의 지연이나 누락, 그로 인한 손해에 대해서는 스냅포스트가 책임지지 않습니다(이용약관 제11조 5항). 회선 상태는 저희가 제어할 수 없는 영역이라, 위에 안내한 대비책을 행사 전에 갖춰 두시기를 권합니다.

사전등록한 분에게만 혜택을 주고 싶은데 가능한가요?

사전등록자와 현장에서 온 분이 명단에서 구분되므로, 스캔하는 순간 어느 쪽인지 확인할 수 있습니다. 사전등록자는 개인 QR로 체크인되고 현장 방문객은 현장 등록으로 남습니다. 혜택 내용과 지급 방식은 주최자가 직접 정해 운영하시면 됩니다. 스냅포스트가 쿠폰을 발행하거나 혜택을 대신 지급하지는 않습니다.

참가자의 소속이나 신청 내용을 스태프가 다 볼 수 있나요?

주최자가 정합니다. 연락처 표시와 신청 내용 표시를 각각 끄고 켤 수 있어서, 끄면 스캔 결과에 이름만 나옵니다. 동명이인 구분이 필요하면 연락처 표시를 켜두세요.

스캔할 때마다 참가자를 붙잡아 두어야 하나요?

기본은 스캔 후 이름을 확인하고 버튼을 눌러 체크인하는 방식입니다. 입장이 몰릴 때는 즉시 처리 모드로 바꾸면 스캔하는 순간 체크인되고 잠시 뒤 자동으로 다음 스캔 대기로 돌아갑니다. 스태프가 현장에서 모드를 못 바꾸게 고정할 수도 있습니다.

무료로 쓸 수 있나요?

초대장을 발행하면 체크인 기능 자체는 무료로 쓸 수 있습니다. 다만 무료로 만든 초대장은 공개 기간과 조회 수, 신청 건수에 제한이 있어 실제 행사 규모로 운영하려면 유료 발행이 필요합니다. 참가자 수에 따라 요금이 올라가는 구조는 아닙니다.

행사 당일에 오류가 나면 접수가 멈추지 않을까요?

체크인은 인터넷 연결과 서버 통신이 필요한 기능이라 오류나 장애가 전혀 없다고 보증하지는 않습니다. 접수가 멈추면 행사 진행에 지장이 크므로, 행사 전에 참가자 명단을 엑셀로 내려받아 인쇄하거나 기기에 저장해 두세요. 개인 QR 방식이면 8자리 코드가 열로 함께 나오므로, 문제가 생긴 동안에는 종이 명단에 표시해 두었다가 복구된 뒤 대시보드에서 수동으로 체크인하면 됩니다. 수기 대조가 가능한 상태를 만들어 두는 것이 가장 확실한 대비책입니다.

스태프는 링크를 열면 무엇부터 하나요?

링크를 열면 스캔 탭이 먼저 뜹니다. 카메라 시작을 누르고 브라우저가 묻는 권한을 허용하면 준비가 끝납니다.

참가자의 QR을 화면에 비추면 이름이 나오고, 체크인 버튼을 누르면 완료됩니다. 입장이 몰릴 때는 스캔 모드를 즉시 처리로 바꾸세요. 비추는 순간 체크인되고 잠시 뒤 자동으로 다음 스캔 대기로 돌아갑니다.

같은 QR을 다시 비추면 노란 화면과 함께 이미 체크인된 시각이 표시됩니다. 화면 아래에는 방금 처리한 사람들이 순서대로 남고, 체크인 완료와 중복 시도 건수도 함께 보여 지금까지 몇 명을 받았는지 바로 알 수 있습니다. 소리는 켜고 끌 수 있어 조용한 행사장에서는 꺼두면 됩니다.

카메라가 안 켜지면 접수를 못 하나요?

아닙니다. 스캔 화면 아래 코드 직접 입력 칸에 참가자가 보여주는 8자리 코드를 넣고 확인을 누르면 똑같이 처리됩니다.

카메라가 안 켜지는 경우는 대개 셋 중 하나입니다. 권한을 거부했다면 주소창 왼쪽 자물쇠 아이콘에서 카메라를 허용한 뒤 새로고침하세요. 주소가 보안 연결이 아니면 브라우저가 카메라를 막으므로 발급받은 링크를 그대로 써야 합니다. 아주 오래된 브라우저는 카메라를 지원하지 않습니다.

어느 경우든 코드 직접 입력은 그대로 쓸 수 있으니 접수는 멈추지 않습니다.

스태프가 잘못 체크인했을 때 되돌릴 수 있나요?

네. 체크인 직후 결과 화면에서 체크인 취소를 누르면 되돌아갑니다. 스캐너를 이미 넘겼다면 주최자가 대시보드 명단에서 취소할 수 있고, 현장에서 잘못 추가한 참가자는 삭제할 수도 있습니다.

QR을 못 챙겨 온 참가자는 이름 검색 탭에서 이름이나 연락처로 찾아 체크인하면 됩니다. 이름을 누르면 소속 같은 신청 내용도 볼 수 있는데, 이 표시는 주최자가 끄고 켤 수 있습니다.

한 명이 여러 명 몫으로 신청하면 QR은 어떻게 되나요?

개인 QR은 신청 한 건에 코드 하나입니다. 대표자가 동반 인원을 적어 신청하면 QR도 하나만 나가고, 그 하나로 일행 전체가 한 번에 체크인됩니다. 인원은 신청서에 적은 값으로 집계됩니다.

스캐너는 인원을 다시 묻지 않습니다. 3명으로 신청하고 2명만 오셔도 명단에는 3명으로 남습니다. 식사 수를 인원에 맞춰 준비해야 하는 행사라면 이 점을 미리 감안하세요.

당일 실제 인원을 확인해야 한다면 두 가지 방법이 있습니다. 접수대 공용 QR 방식은 참가자가 직접 체크인하면서 동반 인원을 입력하므로 그 자리에서 인원이 정해집니다. 또는 참가자마다 따로 신청받으면 각자 QR을 받게 되어 온 사람만 체크인됩니다.