申込から当日の受付まで WEB招待状ひとつで

別のイベントサービスに登録が必要ですか?

いいえ。招待状を作ると申込フォームと受付機能がそのまま入っています。チケット販売の仕組みではないため、申込1件ごとの手数料もかかりません。参加者も会員登録なしで招待状のリンクからそのまま申し込めます。

事前に申し込んだ方だけに特典を渡したいのですが

事前申込の方と当日来場の方が名簿で分かれるため、読み取った瞬間にどちらかを確認できます。事前申込の方は個別QRで受付され、当日来場の方は現地登録として残ります。特典の内容や渡し方は主催者が決めて運用してください。Snap Postがクーポンを発行したり特典を代わりにお渡ししたりすることはありません。

スタッフ用の端末やアプリを準備する必要がありますか?

いいえ。スタッフそれぞれのスマートフォンのブラウザでリンクを開くと読み取り画面が出ます。アプリのインストールやログインは不要です。ただしカメラは安全な接続でのみ動作するため、発行されたリンクをそのままお使いください。読み取り画面はQRを読むためだけに使われ、写真や動画として保存・送信されることはありません。

入口が複数あるのですが、スタッフを分けて配置できますか?

はい。必要な数だけリンクを発行でき、スタッフごとに処理件数と最終利用時刻が別々に残ります。受付された参加者にも誰が処理したかが記録され、特定のスタッフのリンクだけを停止することもできます。

QRを持ってこなかった参加者はどうしますか?

読み取り画面の氏名検索タブから、氏名や連絡先で探して受付できます。申込名簿にある方であれば、QRがなくても検索できます。ただし事前申込をせずに来場された方は名簿にないため検索されません。受付で申込フォームに入力していただくか、別途管理するか、あらかじめ決めておいてください。

会場のインターネットが不安定ですが大丈夫でしょうか?

受付はサーバーでの確認が必要なため、接続が切れると処理されず、画面にオフラインの案内が出ます。そのとき読み取った参加者は名簿に反映されていないので、復旧後にもう一度読み取ってください。

地下や大型会場など電波が届きにくい場所への備えは?

地下の展示場、大型のコンベンションホール、山間部の会場では電波が弱かったり、来場者が一度に集中して基地局が混雑したりすることがよくあります。次の4点を事前にご準備ください。

第一に、携帯回線に頼らず会場に有線で引かれた専用Wi-Fiを確保してください。来場者向けの公開Wi-Fiと分けた回線であればさらに安全です。

第二に、スタッフ端末を2台以上用意し、回線を分けてください。片方が切れても受付が完全に止まりません。

第三に、開催前に参加者名簿をExcelで書き出し、印刷するか端末に保存しておいてください。個別QR方式では8桁のコードも列として入るため、通信が切れている間は紙の名簿に印を付けておき、復旧後にダッシュボードから手作業で受付できます。

第四に、実際の受付位置で事前にテストしてください。ロビーでは繋がっていた回線が、ホールの奥では切れることがあります。

通信障害で受付ができなかった場合、補償はありますか?

いいえ。会場のネットワークの準備と運用は主催者の責任であり、通信障害による受付の遅延・漏れおよびそれによる損害について、Snap Postは責任を負いません(利用規約第11条5項)。会場の回線状況は当社が制御できない領域のため、上記の準備を必ず整えてください。

参加者の所属や申込内容をスタッフ全員が見られますか?

主催者が決められます。連絡先の表示と申込内容の表示をそれぞれオン・オフでき、両方切ると読み取り結果には氏名だけが表示されます。同姓同名の判別が必要な場合は連絡先の表示を入れておいてください。

読み取りのたびに参加者を待たせることになりますか?

初期設定では、読み取って氏名を確認してからボタンを押して受付します。来場が集中する時間帯は即時処理モードに切り替えると、読み取った瞬間に受付が完了し、しばらくすると自動的に次の読み取り待ちに戻ります。スタッフが現場でモードを変更できないように固定することもできます。

無料で使えますか?

招待状を公開すれば受付機能そのものは無料でお使いいただけます。ただし無料で作成した招待状は公開期間・閲覧数・申込件数に制限があるため、実際のイベント規模で運用するには有料での公開が必要です。参加者数に応じて料金が上がる仕組みではありません。

当日エラーが起きて受付が止まらないか心配です

受付はインターネット接続とサーバー通信が必要な機能のため、エラーや障害がまったく起きないことを保証するものではありません。受付が止まるとイベント進行に大きな支障が出ますので、開催前に参加者名簿をExcelで書き出し、印刷するか端末に保存しておいてください。個別QR方式では8桁のコードも列として入るため、問題が起きている間は紙の名簿に印を付けておき、復旧後にダッシュボードから手作業で受付できます。手作業で照合できる状態を作っておくことが最も確実な備えです。

スタッフはリンクを開いたら何から始めますか

リンクを開くとスキャンタブが最初に表示されます。カメラを起動を押し、ブラウザが尋ねる権限を許可すれば準備完了です。

参加者のQRを画面にかざすと名前が表示され、受付ボタンを押すと完了します。入場が混み合うときはスキャンモードを即時処理に切り替えてください。かざした瞬間に受付され、少し経つと自動で次のスキャン待ちに戻ります。

同じQRをもう一度かざすと黄色い画面とともに、すでに受付した時刻が表示されます。画面下部には直前に処理した方が順に残り、受付完了と重複試行の件数も表示されるため、今何名を受け付けたかがすぐ分かります。音はオン・オフを切り替えられるので、静かな会場では切っておけます。

カメラが起動しない場合は受付できませんか

いいえ。スキャン画面の下にあるコード直接入力欄に、参加者が提示する8桁のコードを入力して確認を押せば同じように処理されます。

カメラが起動しない原因はたいてい次の3つです。権限を拒否した場合は、アドレスバー左の鍵アイコンからカメラを許可して再読み込みしてください。アドレスが安全な接続でないとブラウザがカメラを遮断するため、発行されたリンクをそのまま使う必要があります。非常に古いブラウザはカメラに対応していません。

いずれの場合もコード直接入力は使えるので、受付が止まることはありません。

スタッフが誤って受付したとき取り消せますか

はい。受付直後の結果画面で受付取り消しを押せば元に戻ります。スキャナーを次に進めてしまった場合は、主催者がダッシュボードの名簿から取り消せますし、現場で誤って追加した参加者を削除することもできます。

QRを持参し忘れた参加者は、名前検索タブで氏名または連絡先から探して受付します。名前を押すと所属などの申込内容も確認できますが、この表示は主催者がオン・オフを切り替えられます。

1人が複数人分をまとめて申し込むとQRはどうなりますか

個別QRは申込1件につきコード1つです。代表者が同伴人数を記入して申し込むとQRも1つだけ発行され、その1つで同行者全員がまとめて受付されます。人数は申込フォームに記入した値で集計されます。

スキャナーが人数を改めて尋ねることはありません。3名で申し込んで2名だけ来場されても、名簿には3名のまま残ります。人数に合わせて食事を用意する催しでは、この点をあらかじめ見込んでおいてください。

当日の実際の人数を確認したい場合は方法が2つあります。受付の共有QR方式では参加者ご自身が受付しながら同伴人数を入力するため、その場で人数が確定します。あるいは参加者ごとに個別に申し込んでもらえば、それぞれがQRを受け取るので来場された方だけが受付されます。