イベント受付

イベント受付をQRコードで申込から入場管理まで

ひと目でわかるポイント

誰が読み取りますか?: スタッフが自分のスマホで参加者のQRを読み取ります。アプリもログインも不要で、リンクを開くだけです。
どこで設定しますか?: エディターの参加申込（RSVP）セクション →「サンプル様式」で「個人QR発行型」を選んで保存します。ダッシュボードからは変更できません。
参加者は何を受け取りますか?: 申込が終わると8桁のチェックインコードとQRが画面に表示されます。画像として保存し、入口で見せます。
申込していない人は?: スキャナーでは新しく追加できません。受付で招待状の申込フォームに入力してもらえば、すぐ名簿に入ります。

受付の共用QRと個別QR、何が違いますか?

受付方式は2つあり、1つの招待状で使えるのはどちらか一方です。最初は受付の共用QRになっているので、個別QRは自分で選んだときだけ有効になります。

	受付の共用QR	個人QR＋スタッフスキャナー
誰が読み取るか	参加者が受付に置いたQRを読み取る	スタッフが参加者のQRを読み取る
参加者がすること	名前と連絡先を自分で入力	QRを見せるだけ
本人確認	入力した名前・連絡先を事前の回答と照合	参加者ごとに異なる8桁のコード
申込していない人	その場で入力すれば当日登録として保存	スキャナーでは追加不可、受付で申込フォームに入力
有効にする方法	最初の設定のまま	サンプル様式で「個人QR発行型」または「回別予約型」
向いているイベント	小規模な集まり、当日来場が多いイベント	事前登録のあるカンファレンス・セミナー・展示会

サンプル様式の「個人イベント」は名前が似ていますが受付の共用QR方式です。結婚式や誕生日会のように受付のQR一つで運用する方法は、QRチェックインのページで案内しています。

QRチェックイン（結婚式・パーティー）を見る

何ができますか?

参加者ごとに異なる個別QR

申し込むと8桁のコードとQRが発行されます。同じQRを2回読み取ると「チェックイン済み」と表示され、なりすまし入場を防げます。

スタッフのスマホがそのまま受付端末

リンクを開くだけでブラウザにスキャナーが表示されます。専用端末、アプリのインストール、ログインはいりません。

スタッフごとのリンクと処理記録

入口や担当者ごとにリンクを分けて発行し、誰が何人受け付けたかが残ります。終わったらそのリンクだけ無効にできます。

参加者名簿とExcel出力

ダッシュボードで来場人数を確認し、名簿をExcelでダウンロードできます。個別QR方式なら8桁のコード列も一緒に出力されます。

こんなイベントで使われています

カンファレンス・シンポジウム

事前登録の名簿と当日の受付を一本化

申込フォームで所属・役職・セッション選択まで事前に収集
申込完了画面で個別QRを発行し、参加者が保存
入口が複数あればスタッフリンクを分けて同時に受付
名簿をExcelに出力し、セッション選択ごとに集計

展示会・上映会

回ごとの予約と入場確認

回別予約型で観覧回を受け付け、回ごとに定員を設定すると自動締切
申込内容の表示をオンにすると、スタッフが名前をタップして申し込んだ回を確認
入場時に個別QRを読み取り、無断キャンセルと実際の来場を区別
再入場の来場者は「チェックイン済み」と表示され、二重カウントを防止

セミナー・ウェビナー・企業の招待イベント

連絡先の確保と出席率の把握

「メールも受け取る」をオンにして、視聴リンクや資料の送付先を確保
定員を設定すれば、埋まった時点で申込を自動締切
当日の受付で、申込者に対する実際の出席率を確認
名簿をExcelで出力し、次回の招待リストに再利用

全体の流れは?

方式を選ぶ

エディターの参加申込（RSVP）セクションで「個人QR発行型」のサンプルを選び、保存します。

公開してリンクを送る

招待状を公開し、参加者にリンクを送ります。申込を終えた参加者に個別QRが発行されます。

スタッフリンクを配る

ダッシュボード →「チェックイン」でスタッフリンクを発行し、スタッフだけに渡します。

当日読み取り、終わったら集計

スタッフがQRを読み取って受付し、終了後はダッシュボード →「チェックイン」の「Excel出力」で名簿を取得します。数字は自動更新されないので、隣の「更新」を押して確認してください。

主催者は何を準備しますか?

イベント前に一度決めたら変えないでください。途中で方式を変えると、変更前に申し込んだ参加者には個別QRがありません。

1サンプル様式で「個人QR発行型」を選ぶ
エディター → 参加申込（RSVP）セクション →「サンプル様式」で「個人QR発行型」を押して保存します。「回別予約型」を選んでも個別QRが有効になります。作成済みの項目はサンプルに置き換わるので、作り込んだフォームがあれば先に控えておいてください。
2氏名と連絡先はシステムが固定
スタッフが読み取ったときに誰かを確認する必要があるため、氏名と連絡先はラベル・形式・必須設定が固定され、編集できるのは案内文だけです。メールは「メールも受け取る」スイッチでオン・オフします。所属・役職・セッションなど他の項目は自由に追加できます。
3公開してスタッフリンクを発行
招待状を公開したら、ダッシュボード →「チェックイン」→「スタッフスキャナー」で「入口A」のように名前を入れて「追加」を押します。スタッフごとにリンクが発行され、QRボタンを押すとスタッフがスマホで読み取ってすぐ開けるQRが表示されます。リンクを知っている人はログインなしでスキャナーを開けるので、スタッフにだけ送り、終了後は無効にしてください。

ダッシュボードのチェックイン設定はどこで、何を決めますか?

受付方式はエディターで決め、スタッフリンクとスタッフ画面に関する設定はダッシュボードで行います。以下の設定は個別QR方式のときだけ表示されます。

開き方

1パソコンはダッシュボード左メニューの「チェックイン」、スマホは下のメニューの「受付」を押します。
2「チェックイン管理」画面の一番上、「テンプレート切替」でイベントの招待状を選びます。
3「スタッフスキャナー」カードのすぐ下に「チェックイン設定」カードがあります。

「チェックイン設定」カード

設定	何をするか	こんなときに
スタッフに連絡先を表示	オンにするとスキャン・名前検索の結果に名前と連絡先が表示されます。オフだと名前だけになり「連絡先は非公開」と表示されます。	同姓同名を区別したいときはオン。外部スタッフに個人情報を見せたくないときはオフ。
スタッフに申込内容を表示	オンにするとスタッフが名前をタップして所属・役職・セッションなどの回答を確認できます。回別予約なら申し込んだ回も表示されます。氏名・連絡先・メールはこの設定と関係ありません。	VIP案内、セッション別の入場、回の確認など、回答を見て案内したいとき。
スタッフがモードを変更できないよう固定	オンにするとスキャナーにモード選択ボタンの代わりに「主催者がスキャンモードを固定しています。」と表示され、スタッフは変更できません。	入口ごとに処理方法がばらつくと困るとき。
既定のスキャンモード	「確認してから処理」は読み取ると先に名前を表示し、「チェックイン」ボタンで処理します。「即時処理」は読み取った瞬間に受付され、少しすると次の読み取りに戻ります。	普段は「確認してから処理」、開始直前で列が長いときは「即時処理」。

変更するとすぐに保存され、カードの下に「保存しました。」と表示されます。保存ボタンはありません。
スキャンモードや固定などの画面設定は、スタッフがスキャナーを開いたときに読み込まれます。すでに開いているスタッフには再読み込みをお願いしてください。イベント前に決めておくのが一番安全です。
受付方式（受付の共用QR・個別QR）はこのカードでは変更できません。エディターの「サンプル様式」で変更します。

参加者は何を受け取りますか?

申込完了画面のチェックインQR

申込を終えると「お申し込みが完了しました」の下にチェックインQRと8桁のチェックインコードが表示されます。参加者は「画像として保存」で保存し、入口で見せるだけです。画像を消した場合は、申し込んだスマホで招待状を開き直して「チェックインQRを表示」を押せば再表示できます。申込内容を修正しても最初のコードはそのままです。

スマホの標準カメラで読み取っても何も開きません

故障ではなく意図した動作です。個別QRにはWebアドレスではなくコードだけが入っているので、スタッフのスキャナーでしか認識されません。アドレスを入れると参加者が自分で受付できてしまい、なりすまし入場を防げなくなるためです。

参加者への案内に「QRは受付でスタッフが読み取ります。画像を保存してご提示ください」と書いておくと、問い合わせが減ります。

当日のスタッフ画面はどう使いますか?

1主催者からスタッフリンクを受け取る
スタッフリンクは、主催者がダッシュボード →「チェックイン」→「スタッフスキャナー」で名前を入れて「追加」を押して初めて作られます。「リンクをコピー」でメッセージアプリから送るか、QRボタンを押して表示されたQRをスタッフがスマホのカメラで読み取ればスキャナーがすぐ開きます。無効にしたリンクを開くと「無効なリンクです」と表示されるので、主催者に新しく発行してもらってください。
2リンクを開いてカメラを開始
スタッフリンクを開くと「スキャン」タブが表示されます。「カメラを開始」を押し、ブラウザの許可を求める表示で許可すれば準備完了です。画面はQRの読み取りにだけ使われ、保存されません。列が長いときは「即時処理」に切り替えると、かざした瞬間に受付されます。
3画面の色で結果を確認
青は「事前登録を確認」で、「チェックイン」を押すと緑の「チェックイン完了」に変わります。同じQRをもう一度かざすと黄色の画面と短い振動3回で「チェックイン済み」を知らせ、最初の時刻を表示します。主催者がキャンセルした申込や登録されていないコードは赤です。
4QRがなければ名前で検索
「名前で検索」タブで名前か連絡先から探し、「チェックイン」を押します。申込済みの人だけが検索されるので、QRを消した人やスマホを忘れた人に使います。カメラが起動しないときは「スキャン」タブ下の「コードを直接入力」に8桁のコードを入れても受け付けられます。

こんなときはどうしますか?

状況	対応
QRを持ってこなかった	申し込んだスマホがあれば、招待状を開き直して「チェックインQRを表示」を押してもらいます。なければスキャナーの「名前で検索」で探して受け付けます。
申込せずに来場した	スキャナーでは追加できません。タブレットや予備のスマホで招待状を開き、その場で申し込んでもらえばすぐ名簿に入り、名前検索で受け付けられます。
グループで来場した	申込1件につきQRは1つです。代表者が同行人数を入れて申し込んでいれば、そのQR1つでグループ全員が受付され、人数は申込の値で集計されます。スキャナーは人数を聞き直さないので、実際の来場人数を数えたい場合は一人ずつ申し込んでもらってください。
欠席の連絡があった	回や選択肢に定員を設けたフォームなら、ダッシュボード →「統計」→ RSVPの申込一覧で「申込をキャンセル」を押します。そのQRはスキャナーで「キャンセルされた申込です」と表示され、枠が再び空きます。
スタッフが誤って受付した	「確認してから処理」モードなら結果画面で「チェックインを取り消す」を押します。過ぎた分は名前検索かダッシュボードの名簿で取り消します。
途中で方式を変えた	共用QRから個別QRに変えると、それ以前の申込者にはQRがないので名前検索で受け付けます。逆に戻すと発行済みの個別QRは認識されなくなり、スタッフリンクも開けなくなります。
ネットが切れた	接続が切れている間は受付が処理されません。「Excel出力」で事前に取得した名簿（8桁のコード列付き）に印を付けておき、復旧後にダッシュボードで手動で受け付けてください。

よくある質問

参加者ごとの個別QRコードはどうやって発行しますか?

エディターの参加申込（RSVP）セクション →「サンプル様式」で「個人QR発行型」（または「回別予約型」）を選んで保存し、招待状を公開してください。その後、申込を終えた参加者に8桁のコードとQRが自動で発行されます。主催者がQRを作ったり送ったりする必要はありません。

Googleフォームでの受付と何が違いますか?

Googleフォームでも申込は集められますが、当日の受付は別に仕組みを用意する必要があります。こちらは申込フォーム、個別QR、スタッフ用スキャナーが最初からつながっていて、申込完了画面でQRが発行され、同じQRを2回読み取ると「チェックイン済み」と表示されます。

スタッフは受付アプリのインストールやログインが必要ですか?

いいえ。スタッフは自分のスマホのブラウザでリンクを開くだけでスキャナーが表示されます。カメラは安全な接続でしか起動しないため、発行されたリンクをそのまま使ってください。

すでに受付の共用QRで運用しています。変わりますか?

いいえ。最初の設定は受付の共用QRなので、サンプル様式を変えなければ今まで通り動きます。個別QRは、エディターで「個人QR発行型」か「回別予約型」を選んで保存したときだけ有効になります。

イベント前にテストできますか?

はい。自分のスマホで申込フォームを送信してQRを受け取り、別の端末でスタッフリンクを開いて読み取ってみてください。カメラの許可、照明、距離の問題を事前に確認できます。実際に受付を置く場所で試すと通信状態も確認できます。テストの申込はダッシュボードで削除できます。

参加者がQR画像を消してしまったら?

申し込んだスマホで招待状をもう一度開くと「チェックインQRを表示」ボタンが出て、同じQRを再表示できます。別のスマホの場合やスマホを持っていない場合は、スタッフがスキャナーの「名前で検索」タブで名前か連絡先から探して受け付けます。

入口が複数あります。スタッフを分けて配置できますか?

はい。必要なだけリンクを発行でき、スタッフごとに処理件数と最終利用日時が残ります。受付済みの参加者には誰が処理したかも記録され、特定のスタッフのリンクだけを無効にできます。

会場のネット環境が不安です。大丈夫ですか?

受付はサーバーで参加者情報を確認するため、インターネット接続が必要です。接続が切れるとオフラインの案内が表示され、その間に読み取った参加者は名簿に反映されません。

地下や大型ホールの場合は、参加者用とは別の専用Wi-Fiを用意し、スタッフ端末を2台以上にして1台はWi-Fi、1台はモバイル回線につなぎます。事前に名簿をExcelで出力しておけば、個別QR方式なら8桁のコード列も入っているので、通信が切れている間は紙の名簿で照合できます。開場前に実際の受付位置でスキャナーを開いて試してください。

通信障害で受付できなかった場合、補償はありますか?

ありません。会場のネットワークの準備と運用は主催者の責任であり、通信障害による受付の遅延や漏れ、それによる損害についてSnap Postは責任を負いません（利用規約第11条5項）。

無料で使えますか?

招待状を公開すれば、受付機能自体は無料で使えます。ただし無料の招待状は公開期間、閲覧数、申込件数に制限があるため、実際のイベント規模で運用するには有料プランが必要になることが多いです。参加人数に応じて料金が上がる仕組みではありません。

詳しい使い方を見る設定手順から当日の運営までステップごとに解説します

他の機能もご覧ください

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