イベントのQRコード受付、自作しなくても招待状から用意できます

イベントのQRコード受付は、招待状の申込フォームをそのまま使って用意できます。申込を受け付けた名簿がそのまま当日の受付名簿になり、申込者ごとに発行された個別QRをスタッフがスマホで読み取るだけで入場確認が終わります。GoogleフォームとスプレッドシートでQRを自作したり、名札プリンターやキオスク端末を借りたりする必要はありません。

QRコード受付を調べると、選択肢が両極端に分かれています。片方は受付システムの導入で、名札の即時発行や無人端末まで含めた大がかりな構成。もう片方はGoogleフォームとスプレッドシートを組み合わせた自作で、アドオンや外部サイトでQRを作り、読み取り結果を手作業で照合します。

数百人規模の展示会なら前者に見合う効果がありますが、セミナーや説明会、内覧会のように数十人から百人程度だと導入が重すぎます。かといって自作は、当日の照合とトラブル対応をすべて自分で抱えることになります。

招待状に申込フォームを置くと、その名簿と個別QRがセットで用意されます。 受付台の共有QRを使う従来の方式はそのまま残るので、必要なイベントだけ切り替えて使う形です。スタッフは渡されたリンクをスマホで開くだけで、アプリのインストールもアカウント作成もありません。

個別QRが発行される参加者

先に押さえておきたい点があります。個別QRとコードが発行されるのは、申込フォームを送信した人だけです。 つまりこの方式は事前申込者をすばやく通す仕組みであり、申込なしで当日来場した方をどう受け入れるかは別に決めておく必要があります（後述します）。

事前申込者は当日、次の二通りで処理されます。

• QRを持参した方：読み取って通過します
• QRを忘れた方：名簿にいるので氏名検索で探して受付します

スタッフは画面の色だけ見れば判断できます。読み取って青が出れば事前申込が確認できた状態、緑に変われば受付完了です。すでに処理済みの方なら黄色と短い振動が三回鳴り、いつ受付したかの時刻も表示されます。登録されていないコードは赤です。

準備は五つの手順です

1. 編集画面で参加申込（RSVP）セクションを開きます。

2. サンプル書式から個別QR発行型を選びます。 名前の似た「個人イベント」サンプルと間違えやすいのですが、そちらは受付台の共有QRで動きます。参加者ごとにQRを発行するには必ず個別QR発行型を選んでください。

一点だけ先にお伝えしておきます。サンプルを選ぶと、それまでに作った申込フォームの項目がサンプルの内容に置き換わります。作り込んだフォームがある場合は項目を控えてから切り替え、そのあとラベルや選択肢をイベントに合わせて直してください。

3. 保存して招待状を公開します。 保存して初めて方式が切り替わり、公開して初めて参加者が申し込めるようになります。

4. ダッシュボードの受付画面でスタッフ用リンクを必要な数だけ発行します。 入口が複数あるなら「入口A」「2階セミナー室」のように場所ごとに作っておきます。あとから誰がどこで何件処理したかを区別でき、受付された参加者の記録にもどのスタッフが対応したかが残ります。

5. 読み取りモードを決めます。 二種類あります。

• 確認してから処理（既定）：読み取ると先に氏名を表示し、ボタンを押して受付します。同姓同名の確認が必要なときや、入場に余裕があるときに向きます
• 即時処理：読み取った瞬間に受付され、すぐ次の読み取り待ちに戻ります。開演直前など人が集中する時間帯に有利です

モード固定をonにすると、スタッフが現場でモードを変更できなくなります。運用方針を統一したいときに使ってください。

参加者がすることは申し込みだけ

はい。招待状の申込フォームを送信すると、完了画面に8桁のコードとQRがそのまま表示されます。画像として保存を押してスマホに保存しておき、当日入口で見せれば終わりです。

コードは申込一件につき一つ発行され、あとから申込内容を修正しても最初に受け取ったコードはそのまま維持されます。保存済みのQRを使い続けられるということです。

コードには紛らわしい文字を入れていません。数字の0とアルファベットのO、数字の1とアルファベットのIは使いません。読み取れないときにスタッフが手入力しても誤読が起きないようにするためです。手入力の際は大文字小文字を区別せず、空白やハイフンが入っていても認識されます。

当日のスタッフはリンクを開くだけです

渡されたリンクをスマホで開き、カメラの使用を許可すればすぐ読み取れます。ログインは不要です。 アカウントを作って招待し権限を与える手順がないので、当日入るアルバイトスタッフにもそのまま任せられます。

QRを忘れた参加者は氏名検索タブで氏名や連絡先から探して処理します。スマホを忘れた、電池が切れた、個別QR方式に切り替える前に申し込んでコードがない、といった場合がこれに当たります。いずれも名簿には載っている方なので検索で見つかります。

スタッフに見える情報は制限できます。連絡先の表示をoffにすると氏名だけになり、申込内容の表示をonにするとスタッフが氏名を押して所属・役職・セッション選択などの回答を確認できます。申込時に選んだ内容によって案内を変える必要があるイベントなら、onにしておくと楽です。氏名は受付処理に必要なため常に表示されます。

事前申込なしで来場した方の受け入れ方

個別QR方式で最初に決めておくべき項目です。読み取り画面は申込名簿を照会する道具なので、名簿にない方は検索しても出てきません。当日入口でこれに初めて直面すると、そこで列が止まります。

現実的な選択肢は二つです。

1. 受付台でその場で申込フォームに入力してもらう。

タブレットや予備のスマホに招待状のリンクを開いておき、当日来場した方に直接入力してもらう方法です。送信した時点で名簿に入るので氏名検索ですぐ見つかり、人数や回答内容も事前申込者と同じ形式で残ります。イベント後の集計が一か所で終わるのが利点です。入力に時間がかかるので、受付台を事前申込の列と分けておくとよいです。

2. 別に受け取って手作業で管理する。

紙の名簿やスプレッドシートで受け取る方法です。入口の回転はいちばん速いのですが、ダッシュボードの集計には入らないため、イベント後の合算は主催者側で行うことになります。当日来場が少ないと見込まれる場合や、入場スピードを最優先するイベントに向きます。

どちらにするにせよ、イベント前に決めてスタッフと共有しておく必要があります。 案内文を一行用意し、受付台の動線まで先に決めておくと当日迷いません。

先に知っておくと問い合わせが減ること

個別QRはスマホの標準カメラでかざしても何も開きません。 故障ではなく意図した動作です。QRの中に、Webアドレスではなくコードの文字が入っているためです。

アドレスを入れてしまうと、参加者が自分のスマホでそれを開いて自分で受付できるようになり、受付台を通らない人が入場処理されてしまいます。個別QRを使う理由そのものが崩れるので、スタッフの読み取り画面を通したときだけ認識されるようにしています。

参加者への案内にこの一文を入れておくと、問い合わせが目に見えて減ります。

発行されたQRは受付でスタッフが読み取ります。ご自身のカメラで撮っても何も表示されませんので、画像を保存して受付でご提示ください。

スタッフ用リンクを知っている人はログインなしで開けます。 アカウントなしですぐ使えるようにするため、ログインを求めていないからです。リンクはスタッフにだけ渡し、公開の場に載せないでください。イベントが終わったり担当者が変わったりしたら、そのリンクを無効化できます。無効化すると、すでに開いている画面もその時点で使えなくなり、処理した記録はそのまま残ります。

ダッシュボードは自動では更新されません。 ほかのスタッフが処理した内容を見るには再読み込みが必要です。

インターネット接続が必須です。 地下の展示場や大型のコンベンションホールでは、参加者が集中して基地局が飽和することがよくあります。会場の有線回線を確保し、参加者に開放する公衆Wi-Fiとは分けておいてください。スタッフ端末は2台以上用意し、一方をWi-Fi、もう一方をモバイル回線につないでおくと、片方が切れても受付が完全には止まりません。

名簿は事前にExcelで書き出しておくことをおすすめします。個別QR方式では8桁のコードが列として一緒に出力されます。 通信が切れている間は紙の名簿に印を付けておき、復旧後にダッシュボードから手動で受付できます。

会場のネットワーク準備と運用は主催者の責任であり、通信障害による受付の遅延や漏れについて当社は責任を負いません。会場の回線状況は当社が制御できない領域のため、上記の備えを整えておくことをおすすめします。

前日に一度試すのがいちばん確実です

自分のスマホで申込フォームを送信してQRを受け取り、別の端末でスタッフ用リンクを開いて読み取ってみてください。カメラの許可、照明、距離の問題を事前に確認できます。テストで作った申込はダッシュボードから削除できます。

できれば実際に受付台を置く場所で試してください。ロビーではつながっていた回線が、ホールの奥や地下で切れることがあります。

よくある質問

Googleフォームで自作するのと何が違いますか？

自作の場合、申込の受け付け、QRの生成、当日の照合をそれぞれ別の仕組みでつなぐことになり、当日のトラブル対応も自前です。招待状から用意する方式では、申込を受けた時点でコードが発行され、読み取り画面と名簿が同じデータを見ています。重複読み取りの検知や氏名検索も最初から用意されています。

名札プリンターやキオスク端末は必要ですか？

必要ありません。スタッフのスマホのブラウザで読み取ります。アプリの導入も、リーダーやキオスクの手配もありません。ただし会場で名札を即時印刷する必要がある場合や、来場者が数百人単位で集中する大規模展示会であれば、機材とオペレーターを合わせて提供する専門の受付システムのほうが合います。この方式はセミナー・説明会・内覧会のように数十人から百人程度の規模を機材なしで回したい場合に向いています。

事前申込なしで来た方を読み取り画面から追加できますか？

読み取り画面からは追加されません。申込名簿を照会する道具なので、名簿にない方は氏名検索にも出てきません。受付台でその場で申込フォームに入力してもらえば名簿に入って検索で見つかりますし、それが難しければ別に受け取って手作業で管理することになります。どちらにするかはイベント前に決めておくことをおすすめします。

スタッフはアカウントを作る必要がありますか？

いいえ。渡されたリンクを開くだけです。ログイン手順がないので、当日入るアルバイトスタッフにもそのまま任せられます。

処理件数に制限はありますか？

ありません。複数のスタッフが数百人を続けて処理しても止まりません。ただし同一回線から5分以内に、誤ったリンクや登録されていないコードが60回入ると一時的に遮断されます。流出したリンクでコードを無作為に試す行為を防ぐためのもので、通常の読み取りは該当しません。

すでに共有QRで準備していたのですが、変えるべきですか？

そのままで構いません。既定が受付台の共有QRなので、設定を変えなければこれまでと同じように動きます。個別QRは自分でonにした場合だけ適用されます。ただし共有QRから個別QRに切り替えると、切り替え前に申し込んだ参加者にはコードがないため、氏名検索で処理することになります。

カメラが起動しないときはどうしますか？

カメラは保護された接続でのみ動作するため、発行されたリンクをアドレスを変えずにそのまま使ってください。許可を拒否した状態なら、アドレスバー左の鍵アイコンからカメラを許可して再読み込みします。それでも動かない場合は、読み取り画面下部のコード直接入力に8桁を入れて処理できます。

読み取り画面は参加者を撮影しますか？

いいえ。QRを読むためだけに使われ、写真や動画として保存も送信もされません。参加者が撮影を気にされる場合はこのようにご案内ください。

海外でイベントを開くのですが時刻が分かりにくいです。

受付の時刻は見ている人の場所ではなく、イベントのタイムゾーンを基準に記録されます。出張中に別の国からダッシュボードを開いても名簿の時刻はそのままです。イベントのタイムゾーンが招待状の言語の既定と異なる場合は、名簿とExcelの見出しに都市名と時差が併記されます。

まとめ

申込を受けた名簿がそのまま当日の受付名簿につながるとき、招待状の価値が大きくなります。個別QR方式はその名簿を入口で確認できるようにし、機材もアプリもアカウントもなく、リンク一つで回ります。あとは当日来場の方をどう受け入れるかだけ先に決めておけば、当日の運営が止まりません。

セミナー・説明会・展示会の招待状を作って、参加申込から当日の受付までをひと続きにしてみてください。