Del registro previo a la entrada el mismo día

¿Necesito darme de alta en otra plataforma de eventos?

No. El formulario de inscripción y el check-in vienen dentro de la propia invitación. No hay venta de entradas, así que no se cobra comisión por inscripción ni por asistente. Tus asistentes tampoco tienen que registrarse en ningún sitio: se inscriben desde el enlace de la invitación.

¿Puedo dar una ventaja solo a quien se inscribió antes?

Sí. Los preinscritos y quienes llegan sin inscripción quedan separados en la lista, así que al escanear tu personal ve al momento a qué grupo pertenece cada persona. Los inscritos entran con su QR individual y el resto queda como registro in situ. En qué consiste la ventaja y cómo se entrega lo decides tú: Snap Post no emite cupones ni entrega recompensas en tu nombre.

¿Hace falta un equipo especial o una aplicación?

No. Cada miembro del equipo abre el enlace en el navegador de su móvil y aparece el escáner. Sin instalar nada y sin iniciar sesión. La cámara solo funciona sobre conexión segura, así que usa el enlace tal como se generó. La pantalla de escaneo solo sirve para leer códigos QR: no se guarda ni se envía nada como foto o vídeo.

Tenemos varias entradas. ¿Puedo repartir al personal?

Sí. Genera tantos enlaces como necesites. Cada uno registra su propio recuento y su última hora de uso, cada check-in guarda quién lo atendió y puedes anular un enlace concreto sin afectar a los demás.

¿Qué hago con alguien que llega sin su QR?

Usa la pestaña de búsqueda por nombre del escáner para localizarlo por nombre o teléfono y registrarlo. Quien esté en la lista de inscripción aparece ahí aunque no lleve su QR. Quien nunca se inscribió no está en la lista, así que decide de antemano cómo atenderlo: que rellene el formulario de inscripción en el mostrador o llevar un registro aparte.

La red del recinto no es fiable. ¿Es un problema?

El check-in comprueba los datos en el servidor, así que no funciona sin conexión. Si se corta, verás un aviso de desconexión y quien se escanee durante ese tiempo no quedará registrado. Vuelve a escanearlo cuando se restablezca.

¿Cómo nos preparamos para un sótano o un recinto con mala cobertura?

Los pabellones subterráneos y los grandes recintos suelen tener cobertura móvil débil, y las antenas se saturan cuando llega mucha gente a la vez. Prepara cuatro cosas.

Primero, asegúrate una red por cable dedicada en lugar de depender de los datos móviles. Mejor aún si va por una línea distinta del wifi abierto a los asistentes.

Segundo, usa dos o más dispositivos con conexiones diferentes. Si uno se cae, la recepción no se detiene del todo.

Tercero, exporta la lista a Excel antes del evento e imprímela o guárdala en un dispositivo. Con el QR individual se incluyen los códigos de 8 caracteres, así que puedes marcar la lista en papel mientras no haya conexión y registrar a esas personas manualmente después.

Cuarto, haz una prueba desde el sitio exacto donde estará la mesa de recepción. Una conexión que va bien en el vestíbulo puede fallar dentro del pabellón.

Si un fallo de red impide el check-in, ¿hay alguna compensación?

No. Preparar y gestionar la red del recinto es responsabilidad del organizador, y Snap Post no responde por los check-in retrasados u omitidos a causa de un fallo de conexión ni por los daños derivados (Condiciones de uso, artículo 11.5). El estado de la línea en tu recinto queda fuera de nuestro control, así que ten listas las precauciones anteriores.

¿El personal ve todo lo que envió cada asistente?

Lo decides tú. Puedes desactivar por separado la vista del contacto y la de las respuestas del formulario; con ambas desactivadas, al escanear solo aparece el nombre. Deja activada la del contacto si necesitas distinguir a personas con el mismo nombre.

¿Hay que hacer esperar a cada asistente mientras escaneamos?

Por defecto el escaneo muestra el nombre y alguien del equipo confirma con un toque. Cuando se acumula gente, cambia al modo inmediato: el escaneo registra al instante y vuelve solo a la espera del siguiente. También puedes bloquear el modo para que el personal no lo cambie sobre la marcha.

¿Es gratis?

Al publicar una invitación tienes el check-in sin coste adicional. Eso sí, las invitaciones gratuitas tienen límites de tiempo publicado, de visitas y de inscripciones, así que un evento real suele necesitar publicación de pago. El precio no sube según el número de asistentes.

¿Y si algo falla el día del evento y se para la recepción?

El check-in depende de la conexión a internet y de la comunicación con el servidor, y no garantizamos que esté completamente libre de errores o incidencias. Como una recepción parada afecta a todo el evento, exporta la lista a Excel con antelación e imprímela o guárdala en un dispositivo. Con el QR individual se incluyen los códigos de 8 caracteres, así que puedes marcar la lista en papel mientras dure el problema y registrar a esas personas manualmente al resolverse. Tener lista una alternativa manual es la precaución más fiable.

¿Qué hace el personal al abrir el enlace?

El enlace se abre en la pestaña de escaneo. Pulsa iniciar cámara, concede el permiso que pide el navegador y el mostrador queda listo.

Al acercar el QR del asistente aparece su nombre; pulsa registrar para completarlo. Cuando se forma cola, cambia el modo de escaneo a procesamiento inmediato: la persona queda registrada en cuanto se lee el código y la pantalla vuelve sola a esperar el siguiente escaneo.

Si se escanea dos veces el mismo código, aparece una pantalla amarilla con la hora del registro anterior. Abajo se mantiene la lista de los últimos procesados, junto con los contadores de registros completados e intentos duplicados, así el personal ve cuántas personas lleva atendidas. El sonido se puede desactivar en salas silenciosas.

¿Y si la cámara no se activa?

El mostrador sigue funcionando. Debajo de la vista de escaneo hay un campo para introducir el código a mano: escribe los 8 caracteres que muestra el asistente y confirma.

La cámara suele fallar por uno de estos tres motivos. Si se denegó el permiso, actívalo desde el icono del candado junto a la barra de direcciones y recarga. Si la dirección no es una conexión segura, el navegador bloquea la cámara, así que hay que usar el enlace tal como se emitió. Los navegadores muy antiguos no admiten la cámara.

En todos esos casos la introducción manual del código sigue disponible.

¿Se puede deshacer un registro equivocado?

Sí. La pantalla de resultado ofrece deshacer justo después del registro. Si el escáner ya avanzó, el organizador puede deshacerlo desde la lista del panel, y también borrar allí a un asistente añadido por error en el lugar.

A quien llegue sin su QR se le busca en la pestaña de búsqueda por nombre o contacto. Al pulsar un nombre también se ve lo que envió, como su empresa, aunque el organizador puede desactivar esa visualización.

¿Qué pasa con el QR si una persona se inscribe por varias?

El QR individual emite un código por inscripción. Si alguien se inscribe con acompañantes, solo sale un QR, y ese único código registra a todo el grupo de una vez. El número de personas se toma de lo que escribió en el formulario.

El escáner no vuelve a preguntar la cantidad. Un grupo de tres que llega con dos sigue apareciendo como tres en tu lista. Tenlo en cuenta si vas a encargar el catering según ese número.

Si necesitas confirmar la cifra real el día del evento, tienes dos opciones. Con el QR compartido de recepción, los asistentes se registran ellos mismos e indican allí cuántos son, así que el recuento queda cerrado en la entrada. O bien pide que cada asistente se inscriba por separado: cada uno recibirá su propio QR y solo se registrará quien se presente.